10 dicas de gestão de cobrança para evitar a inadimplência nas instituições de ensino
Está com dificuldades para fazer a cobrança de alunos inadimplentes da sua instituição? Leia o nosso artigo e confira 10 dicas de gestão de cobrança para instituições de ensino.
Segundo o Portal Estadão, quase quatro em cada dez brasileiros adultos estavam inadimplentes no mês de abril, o que corresponde a 61,94 milhões de pessoas com pendências nos birôs de crédito. E, um dos maiores medos dos empresários é ter esses clientes inadimplentes e isso afetar diretamente o fluxo de caixa da empresa.
Por isso, saber algumas dicas de boa gestão de cobrança é importante para controlar o setor administrativo da empresa.
E para as instituições de ensino isso não é diferente. Pois, manter a adimplência entre os alunos é um desafio mensal, o que requer muita atenção e jogo de cintura na gestão de cobrança.
A inadimplência é o não pagamento de uma conta ou dívida. Para evitar esse problema, as empresas precisam acompanhar de perto o pagamento dos seus clientes, afinal, essa situação prejudica diretamente a saúde financeira do negócio.
Quer descobrir como uma boa gestão de cobrança pode ser a grande aliada para evitar a inadimplência na sua instituição? Então, continue lendo o nosso artigo.
O que é gestão de cobrança?
A gestão de cobrança nada mais é do que administrar as faturas em aberto. Portanto, essa administração é fundamental tanto para conseguir visualizar corretamente o faturamento que está para entrar no caixa, quanto para evitar a inadimplência ou impedir uma gestão em duplicidade.
Com uma boa gestão de cobrança é possível ter uma melhor visibilidade e controle financeiro de alguns itens, como:
- Alunos com pagamentos pendentes;
- Clientes com faturas em aberto, mas dentro do prazo de vencimento;
- Aqueles que não compraram há algum tempo.
10 dicas de gestão de gestão de cobrança
Ao fazer uma gestão de cobrança, é necessário que seja eficiente e bem controlada. Qualquer erro ou deslize pode prejudicar a imagem da sua instituição.
Então, quer uma ajuda para evitar que isso aconteça? Confira algumas dicas de como fazer uma gestão de cobrança de maneira eficiente:
1 – Tenha uma régua de cobrança
Uma régua de cobrança nada mais é do que criar um fluxo de comunicação ao aluno em todos os pontos de contato. Isso vale até para a quitação do débito para lembrá-lo das datas de vencimento.
Essa dica é muito importante, pois garantirá um bom relacionamento com o seu cliente durante o processo. E para te ajudar ainda mais, algumas etapas são importantes para esta construção, como:
- Centralize os dados do aluno;
- Entenda o canal de comunicação mais assertivo, seja e-mail, SMS ou ligação;
- Estabeleça uma regra para notificações – X dias antes do vencimento, no dia do vencimento, X dias de atraso;
- Crie uma mensagem personalizada que será enviada em cada notificação.
Uma régua de cobrança bem construída auxilia em um maior engajamento do seu aluno e o ajuda a não esquecer os prazos de pagamento.
2 – Mantenha sua base atualizada
Para você poder enviar uma régua de cobrança é preciso ter uma base, certo?! E nada mais coerente que essa base esteja atualizada.
Pois, a única forma de evitar que a mensagem não chegue ao destinatário é mantendo os dados atualizados.
Portanto, confira e-mail, número de telefone e até mesmo o endereço. É importante também ter o nome correto do destinatário para evitar situações constrangedoras e ser mais assertivo na comunicação.
3 – Personalize a mensagem
Construa uma comunicação mais humanizada e próxima do aluno, ou seja, evite frases clichês ou robotizadas.
Saber personalizar a mensagem de cobrança em cada momento de aviso de vencimento é importante. Assim, é possível ter mais engajamento e responsabilidade na hora do cliente cumprir seus compromissos.
4 – Utilize a automação
Hoje em dia, há inúmeras ferramentas de automação que ajudam na gestão de cobrança de maneira simples e com preços acessíveis.
A praticidade e a assertividade ao utilizar essas ferramentas é tanta que, com certeza, o investimento representará um valor baixo em relação ao retorno que isso causará.
5 – Use um tom de lembrete
Essa dica de gestão é relevante para ter sucesso na hora de cobrança. Portanto, utilize a técnica de lembretes de vencimento.
Além de manter a comunicação mais assertiva, usando este tom você evita que o aluno se sinta ofendido. Principalmente pelo fato de que, pela régua de cobrança, você fará alertas antes mesmo de ele estar devendo.
6 – Defina descontos, juros e multas
O não recebimento de uma parcela na data pré acordada, significa menos dinheiro no fluxo de caixa da sua instituição, e consequentemente, acarreta problemas a você e a empresa no cumprimento dos demais compromissos financeiros.
Então, como forma de incentivo, se possível, defina uma porcentagem de desconto caso haja pagamento antecipado. Da mesma forma, também estabeleça uma taxa de juros e multa para cada dia de atraso.
7 – Respeite o aluno
Fazer a cobrança não é uma tarefa fácil e, muito menos, agradável. É preciso entender que o aluno não necessariamente esqueceu de pagar o débito ou não pagou porque não quis.
Mas sim, pode ser em razão de dificuldade financeira e demais situações pessoais que levaram ao não pagamento.
Por isso, respeitar o momento do aluno, entender sua necessidade e até mesmo oferecer alternativas para ajudá-lo no pagamento do boleto é importante.
8 – Não faça a exposição do seu cliente
Tenha cuidado com a exposição de alunos inadimplentes, principalmente nas redes sociais.
Ao cobrar um aluno sem constrangê-lo, você evita desconforto e até mesmo problemas extrajudiciais, já que ele pode entrar com uma ação de difamação contra a sua empresa.
9 – Ofereça diversos canais e meios pagamento
Considerando a personalização da cobrança, é preciso entender que, assim como no momento da venda, clientes têm preferências por canais na hora de renegociar as dívidas.
Na verdade, além de diversos canais, os usuários também valorizam a conexão entre eles, ou seja, a omnicanalidade.
Fazer contato por telefone, receber lembretes de pagamento por SMS ou fazer o download do boleto por meio do aplicativo, são exemplos de omnicanalidade na cobrança. Além de potencializar a experiência do aluno, essa experiência ainda favorece a manutenção das contas em dia.
10 – Estabeleça indicadores para gestão de cobrança
A gestão de cobrança também precisa de indicadores de performance, para que seu desempenho seja avaliado. Por isso, essas métricas devem considerar, entre outras coisas:
- A recuperação do crédito;
- A satisfação dos clientes;
- A eficiência operacional.
É preciso, então, definir quais serão os números a serem acompanhados pelos gestores e operadores. Uma abordagem interessante para essa análise é definir indicadores por canais.
Assim, além de apurar a eficiência do setor de recuperação de crédito, também é possível avaliar qual canal tem mais aderência às estratégias e consegue os melhores resultados.
Como o Pagou Fácil pode ajudar na gestão de cobrança do seu negócio?
O Pagou Fácil é uma empresa especializada em gestão de cobranças. Portanto, somos uma solução digital completa, fácil e segura, com o propósito de facilitar negociações de contas em atraso.
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E mais, com a nossa ferramenta você escolhe como receber os seus pagamentos, o desconto que quer oferecer e por qual canal falar com os seus alunos.
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