Controle de fluxo de caixa: saiba o que é e como organizar o da sua empresa
Fazer o controle de fluxo de caixa da sua empresa parece ser um verdadeiro pesadelo? Confira as dicas que listamos para te ajudar a descomplicar!
Quem tem uma empresa sabe que o controle de fluxo de caixa é muito importante. Afinal, ele está intimamente ligado à saúde de qualquer negócio.
Administrar uma empresa exige diversos conhecimentos da pessoa que está liderando essa gestão. Em vista disso, é preciso cuidar das finanças, contabilidade, recursos humanos, administrar insumos e mais uma infinidade de áreas que precisam de atenção.
Por conta dessa rotina atarefada, sabemos que nem sempre é possível estar de olho, em tempo real, na movimentação financeira do negócio.
Para isso, uma ótima prática é realizar o controle de fluxo de caixa e ter documentado todas as entradas e saídas previstas na empresa.
Neste artigo vamos te explicar, o que é o e como fazer o controle de fluxo de caixa de forma simples e eficiente.
O que é o controle de fluxo de caixa?
Caso você já saiba o que é fluxo de caixa, aconselhamos que vá direto para a próxima seção 😉 Agora, se quiser relembrar o conceito, fique nessa parte.
Para começar essa definição, vamos fazer uma analogia simples: sabe quando você vai a um estabelecimento físico e o caixa é o local onde são feitos e recebidos os pagamentos?
Pois é! Quando falamos em caixa de um negócio é como se estivéssemos pensando nesse caixa do exemplo físico, porém, ele não precisa ser exatamente um local físico como no caso dos estabelecimentos e lojas. É a representação da quantia de dinheiro (em espécie ou crédito) que um negócio possui.
Sendo assim, o fluxo de caixa é simplesmente o movimento de dinheiro que entra e sai desse negócio, ou seja, tudo o que seu negócio recebe e paga. Por isso, para que não ocorram mais saídas do que entrada de valores em determinadas datas (consequentemente, fazendo com que o negócio fique no vermelho), é preciso fazer constantemente o controle de fluxo de caixa.
Agora que já sabe o que é, vamos te mostrar como organizá-lo em sua empresa.
Como organizar o controle de fluxo de caixa da minha empresa?
Em empresas menores ou nas que estão começando a controlar o fluxo de caixa do negócio, é comum que isso seja feito através de planilhas. Além das planilhas, também existem softwares específicos para esse controle.
Falando em planilhas ou software, lembramos desse artigo com 3 ferramentas para ajudar na gestão do seu negócio.
Por isso, pensando em todos os casos, vamos te ajudar com dicas que podem ser aplicadas tanto em planilhas, quanto em ferramentas específicas.
Regras para um bom controle de fluxo de caixa
Para começarmos a falar em regras, é importante ressaltarmos que o fluxo de caixa não serve apenas para ter histórico das movimentações. Afinal, além do histórico, esse controle financeiro também é fundamental para prever melhores datas de pagamentos e recebimentos, conhecer os momentos do mês em que o caixa da empresa está mais baixo e as melhores fases para investimentos mais altos.
Registre todas as movimentações de caixa (todas mesmo, tá?)
Com isso em vista, a primeira regra importante de um bom controle de caixa é que você registre todas as movimentações, em detalhes. Ou seja, desde as despesas mais baixas, tudo preciso estar em sua planilha ou software.
Por isso, se você está começando os seus registros ou se quer revisar o que já tem, faça um levantamento de TODAS as despesas da empresa e registre suas datas exatas de vencimento. Faça o mesmo com os pagamentos que já tem previstos (como vencimento de mensalidades de clientes, por exemplo).
No caso de despesas que surgirem ao longo do mês ou de vendas que gerarem pagamentos não previstos, vá registrando dia a dia.
Faça um comparativo entre o movimento previsto e o realizado
Na dica anterior você já aprendeu a importância de registrar todos os recebimentos e pagamentos. Por isso, se você cumpriu esse primeiro passo, verá que nem sempre o que está previsto acontece.
Nesse contexto, pode ser que alguns clientes deixem de pagar em dia alguns recebimentos esperados para o seu negócio ou que também apareçam imprevistos que façam com que a despesa seja maior que o imaginado para o período.
Por conta disso, além de registrar todas as movimentações, também é interessante apontar os valores previstos e os que foram realmente realizados. Dessa forma, você poderá analisar se negócio está ficando abaixo dos valores previstos em recebimentos e se pode estar com um problema de inadimplência de clientes.
Dica importante: já que estamos falando em inadimplência, você já a diferença entre clientes adimplentes e inadimplentes?
Crie visualizações por períodos
O controle de fluxo de caixa pode ser feito por períodos específicos, conforme o que for mais interessante para o seu negócio: semanal, quinzenal, mensal, semestral, etc.
Caso você consiga, aconselhamos que faça uma versão para um período maior, como mensal, que possibilite visualizar outros ciclos como a quinzena e a semana. Assim, você poderá analisar a quantia necessária de recebimentos para manter seu negócio no verde a cada semana, quinzena e no mês todo.
Além disso, sempre registre o saldo inicial x o saldo final. Ou seja, a quantia em caixa no início e no fim de cada período.
Toma decisões embasadas por seu controle de fluxo de caixa
Como já te dissemos, o fluxo de caixa é uma ferramenta para auxiliar o/a gestor/a do negócio no controle financeiro e na melhor utilização de recursos para fazer o negócio crescer.
Por isso, após ter um histórico robusto de sua empresa, o ideal é que você tome ações necessárias para otimizar as movimentações do negócio.
Por exemplo:
- Observe se o caixa fica negativo em algum período do mês por conta de despesas que são maiores que os recebimentos. Se a resposta for sim, você pode negociar a data de vencimento dessas despesas, ou programar as próximas vendas para essa data de pagamento em que seu caixa precisa de mais entradas.
- Nos momentos do mês em que o caixa da empresa fica mais sensível, ou seja, com menos dinheiro disponível, pode ser uma boa estratégia programar promoções de vendas à vista para aumentar as entradas nesses períodos.
- Caso sua empresa esteja endividada, uma boa decisão também pode ser negociar e parcelar a dívida, com o vencimento para uma data em que existam recebimentos de clientes previstos para cobrir esse valor.
- No caso de clientes inadimplentes, monte uma régua de cobrança para resolver a inadimplência e confira as nossas 6 dicas de como cobrar clientes inadimplentes.
Comece a fazer o seu!
Aplique todas essas dicas para um bom controle de fluxo de caixa e seu negócio com certeza terá mais tranquilidade na tomada de decisões.
Esperamos que tenha aproveitado muito este conteúdo e que também não pare por aqui! Para continuar, indicamos este artigo sobre como receber pagamentos online – nada melhor para o fluxo de caixa, né?
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