A cobrança deve ser feita com agilidade e de acordo com as políticas estabelecidas pela empresa. Veja abaixo como prosseguir:

1. Tenha as informações de cobrança em mãos

Para a cobrança, é necessário ter em mãos algumas informações como valor do título vencido, juros, multas e outras taxas, quantidade de dias de atraso e valor do título com a soma dos acréscimos.

2. Contate o cliente para realizar a cobrança

Assim que detectada a dívida e, em posse das devidas informações de cobrança, é necessário fazer contato com o cliente para cobrar. Quanto mais o tempo passa sem que a cobrança seja feita, maior a chance do cliente esquecer e não pagar.

3. Registre as cobranças

É muito importante manter o registro das cobranças efetuadas: valores negociados, motivo do atraso, data acordada para o pagamento, nome e cargo da pessoa com quem falou.

4. Acompanhe os recebimentos

Agora que o cliente já está ciente da nova data de pagamento, é importante acompanhar os recebimentos para verificar se ele realmente seguiu o que foi negociado e pagou. Caso não tenha pagado, rapidamente a empresa deve fazer nova cobrança.

5. Calcule o Índice Médio de Inadimplência

O cálculo do índice médio de inadimplência é um importante indicador da saúde financeira do negócio.

Ele é considerado na projeção do fluxo de caixa para uma previsão mais real das contas a receber. Se o índice do seu negócio estiver muito alto (comparado ao mercado em que atua) é necessário, em primeira instância, uma revisão da política de cobrança. Veja a fórmula abaixo:

Índice de Inadimplência = Total das vendas realizadas e não recebidas no período x 100

Total das vendas realizadas no período

Como abordar com o cliente devedor

Lembre seu cliente de pagar! Muitos clientes simplesmente esquecem de pagar. Talvez um e-mail enviado um dia antes do vencimento do título pode ser suficiente para lembrá-los.

• Procure falar sempre com a pessoa responsável, não deixe recados.
• Seja cordial e não intimide o cliente, pois, muitas vezes não existia a intenção de atrasar o pagamento.
• Caso o cliente diga que vai pagar, mas não informar uma data concreta, sugira uma data para pagamento. Tente não finalizar o contato antes de uma posição sólida por parte dele.

Normalmente, as empresas que mais conseguem reaver os valores pendentes são aquelas que possuem uma política de cobrança bem definida, portanto, crie a sua!

Lembrando que não existe padrão para isso, podendo variar de acordo com o segmento da empresa, tipo de cliente, valores médios das dívidas, dentre outros.

Dessa forma, é importante que as empresas realizem as cobranças de forma eficiente. Os riscos de não realizar essa prática são numerosos e podem levar a organização até mesmo à falência.